Beleidsplan 2024
Beleidsplan Gymvereniging Sleen 1946 – 2024
“Maak bewegen leuk voor iedereen”
Thema 2023: Stimulering jeugdgym.
1. Inleiding en samenvatting doelstellingen.
1.1. Inleiding.
Het beleidsplan wordt elk jaar geactualiseerd.
De voorzitter van de vereniging bewaakt de voortgang en de actualiteit van het plan.
Het plan is gericht op een termijn van 4 jaar.
Jaarlijks worden per onderdeel onder verantwoordelijkheid van de docenten met eindverantwoordelijkheid van het bestuur jaarplannen opgesteld en door het bestuur ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene ledenvergadering.
Hierin worden beknopt de plannen voor het komend jaar aangegeven.
Aan het eind van een seizoen wordt een jaarverslag gemaakt waarbij het afgelopen jaar wordt geëvalueerd.
Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen en doen uitvoeren van de plannen.
Het beleidsplan wordt eenmaal in de vier jaar en verder zoveel als het bestuur het noodzakelijk vindt, voorgelegd aan de algemene ledenvergadering. Voor het jaarplan en de evaluatie geldt dat het jaarlijks aan de leden wordt voorgelegd.
1.2. Samenvatting doelstellingen.
De doelstellingen van de vereniging zijn:
Een goed inzichtelijke organisatie te zijn en dit te blijven.
Werken aan een optimale communicatie voor zowel intern binnen de vereniging als extern.
De aantrekkingskracht van nieuwe leden naar de gymvereniging te verhogen, door het leveren van aansprekende sportieve activiteiten.
Binnen het pakket breedtesport: voor een zo groot mogelijke groep mensen met als doel bewegen en gezondheid.
De contributie moet op een betaalbaar niveau blijven, zodat de gymnastieksport voor iedereen toegankelijk blijft. De doe-mee-pas kan hierin een hulpmiddel zijn.
De docenten moeten gediplomeerd zijn en voldoen aan de licentieverplichtingen in de sport. Kwaliteit moet gewaarborgd zijn door actuele zaken in de sport te volgen.
Binnen de gymvereniging wordt leden gevraagd aan te geven welke taak/taken zij willen uitvoeren. Er is een vacaturelijst met aangegeven werkzaamheden. De vereniging is zuinig op deze groep, die belangeloos tijd stopt in de vereniging. Er moet persoonlijke aandacht geschonken worden aan de vrijwilliger om ze te behouden en daarnaast moet er aandacht zijn voor het aantrekken van nieuwe vrijwilligers om de vereniging te kunnen laten voortbestaan. Elk kwartaal zal een vrijwilliger in het zonnetje worden gezet, door een vermelding in de Bokkensprong (Bijlage 2).
Door middel van vragenlijsten/enquêtes /persoonlijk aanspreken bij nieuwe leden en leden die afscheid nemen van de vereniging, willen we inzichtelijk krijgen wat leden voor de vereniging betekenen of wat er anders moet.
2. Doelstelling.
Een duidelijke visie die uitgedragen wordt door bestuur en docenten van de gymvereniging (zie 2.1)
Een heldere organisatie.
Een intern en extern PR & communicatieplan.
Een technisch beleidsplan (zie bijlage 1).
Aandacht voor maatschappelijke ontwikkelingen (jeugd, veiligheid, maatschappelijke stage enz.).
Duidelijke doelstelling en organisatie per lesgroep.
Accommodatie die geschikt is voor het beoefenen van de lessen die wij als vereniging aanbieden.
Sporters moeten in het kader van gezondheid, veiligheid en welzijn met plezier hun sport kunnen beoefenen.
Structurele aandacht voor professionalisering: bestuur, docenten, vrijwilligers, scholingsbeleid.
Een gezonde financiële organisatie.
2.1. Visie.
Gymvereniging Sleen is een ondernemende en lerende vereniging die graag nieuwe uitdagingen aangaat. Ze streeft daarbij naar duurzaamheid en professionaliteit en wil een omgeving bieden waar ieder lid tot zijn recht komt, maar zich bovenal geborgen en gerespecteerd voelt. In de komende jaren wil zij de kwaliteit van de lessen op een hoger plan brengen en het lesaanbod verder uitbreiden. Projectmatige activiteiten worden opgezet.
2.2. Missie.
Gymvereniging Sleen staat midden in de samenleving. Als vereniging is iedereen welkom. Met respect voor haar omgeving en de maatschappij wil zij een club zijn voor en door haar leden. Sportiviteit, plezier, ontmoeting en respect voor elkaar staan centraal. Onze vereniging draagt zorg voor inhoudelijke lessen op maat en de gymzaal waarvan zij gebruik maakt. Zij voelt zich verantwoordelijk voor docenten en leden, de vrijwilligers en voor de omgeving waarin zij actief is.
Zij staat open voor nieuwe sporten, nieuwe mogelijkheden van sportonderdelen, nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen en nieuwe kansen.
2.3. Speerpunten.
Groei leden
Breedtesport
Aanbod wat past bij de leden
2.4. Beleidsthema’s.
Aanbieden projectsporten.
Aanbieden nieuwe sporten.
Groei leden.
Kansen: samenwerking zoeken met scholen, kinderopvang, andere sportverenigingen.
Bedreiging: uitgebreid sportaanbod in de maatschappij, minder betrokkenheid leden bij de vereniging.
Scholing/ambities docenten.
Doelstelling: stimulering bijscholing, cursussen.
Kansen: betrokkenheid bij de vereniging, overlegvormen/gesprekken.
Bedreigingen: kwetsbaarheid leiding bij ziekte, vertrek docenten en invulling vacatures.
Betrokkenheid leden.
Creëren van betrokkenheid leden. Leden worden uitgedaagd mee te doen door hen verantwoordelijkheid te geven voor taken. Mogelijkheid tot directe communicatie via mail, website of facebook.
3. Organisatie
Een voorwaarde voor het bereiken van de in hoofdstuk 2 genoemde doelstelling is een heldere en inzichtelijke organisatie. Daarbij hoort een duidelijk organigram, functieomschrijvingen en een overzicht van de overlegstructuur binnen de vereniging.
Functieomschrijvingen en taken van alle bestuursleden en docenten zijn vastgelegd en worden jaarlijks geëvalueerd.
Bestuur Gymvereniging Sleen
Voorzitter: Ans Hegen
Penningmeester: Kirsten Klasen
Ledenadministratie: Henk de Jonge
Bestuurslid: Margreet van Cleef
Bestuurslid: Linda Feijen
PR en communicatie: Vacature
Kascontrole en financieel jaarverslag: Om de twee jaar wisseling
Bestuurslid: Vacature
Het bestuur vergadert 1 x per maand.
4. PR en communicatie
Communiceren is noodzaak. Communicatie dient plaats te vinden binnen alle geledingen van de vereniging en naar buiten. Er dient derhalve een onderscheid gemaakt te worden aangegeven tussen interne en externe communicatie.
Interne communicatie:
Notulen en afspraken bestuursvergaderingen
Website: www.gvsleen.nl
E-mail: gvsleen@hotmail.com
1 keer per jaar algemene ledenvergadering
2 keer per jaar een overleg met de docenten (1 keer gezamenlijk en 1 keer een individueel gesprek)
Externe communicatie
Website: www.gvsleen.nl
E-mail: gvsleen@hotmail.com
Facebook: Gymvereniging Sleen
Nieuwsbrief
Flyering
5. Technisch beleid.
Gymvereniging Sleen heeft verschillende onderdelen:
Ouder en kindgym docent: Eva
Jeugdgymgroep 4 tot 7 jaar docent: Eva
Jeugdgymgroep 8 tot 12 jaar docent: Eva
65 fit gym docente: Iris
Sport en spel (met medische begeleiding) docenten: Jans en Leny
Vertrouwenspersoon.
Een vertrouwenscontactpersoon functioneert als eerste aanspreekpunt bij signalen en/of klachten op het gebied van ongewenst gedrag (seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten, discriminatie). Het kan zijn dat je een nare ervaring hebt gehad met een trainer of medelid. Ook kan het zijn dat je iets gehoord hebt waarvan je niet weet wat je hier mee moet. Meldingen kunnen anoniem of met naam. De rol als vertrouwenscontactpersoon is neutraal, er zijn geen taken of binding binnen de gymvereniging. Wel kan (on)gevraagd advies en informatie gegeven worden aan het bestuur, waarmee gericht beleid kan worden ontwikkeld.
Het e-mailadres waarmee contact kan worden opgenomen is alleen voor de vertrouwenscontactpersoon toegankelijk: we hebben op dit moment nog geen vertrouwenspersoon, hier wordt aan gewerkt.
VCP) functioneert als eerste aanspreekpunt bij signalen en/of klachten op het gebied van ongewenst gedrag (seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en discriminatie). In dit gesprek zal deze schetsen en vervolgens waar nodig doorverwijzen.
Bijlage 1. Technisch beleidsplan.
Kader, assistenten en stagiaires.
Alle lessen worden door gediplomeerde docenten verzorgd en de meeste van hebben in het verleden zelf actief geturnd.
Het Technisch Kader ziet erop toe dat docenten en assistenten door het volgen van opleiding en bijscholing hun kennis en vaardigheden op peil houden en verder ontwikkelen. Een heel enkele keer komt het voor, bijvoorbeeld in geval van ziekte en het niet tijdig kunnen inzetten van vervanging, dat onbevoegde leiding ingezet moet worden om de lessen waar te nemen. Het bestuur is autonoom in het aanstellen van (technisch) kader. Wanneer het bestuur een persoon bijzonder geschikt vindt voor de betreffende lesgroep, dan mogen ze hem/haar aanstellen als docent. De (tijdelijke) aanstelling moet wel in de notulen van de bestuursvergadering worden opgenomen. Daarmee is de docent verzekerd. Als de docent nog niet bekwaam (niveau 3 licentie) is, moet de vereniging vanuit haar zorgplicht twee zaken regelen:
De docent moet een opleidingsaanbod van de vereniging aangeboden krijgen;
Het bestuur moet een mentor aanstellen die de docent in opleiding gedurende het opleidingstraject met raad en daad kan begeleiden binnen de vereniging.
Er wordt een afspraak gemaakt over het vervolg na de opleiding; gedurende 8 jaar blijft de docent voor de vereniging werken. Mocht het zijn dat er eerder een eind komt aan de afspraak door de docent, dan wordt er een deel van het opleidingsgeld terugbetaald aan de vereniging.
Maatschappelijke stages
De maatschappelijke stage is een oriënterende verplichting in het voortgezet onderwijs, waarbij jeugdigen zich inzetten voor de maatschappij. De stage kan gericht zijn op het gebied van werk en zorg, wonen en recreëren, verkeer en/of milieu. Maar de stage kan ook gericht zijn op het helpen binnen een sportvereniging. Bij de maatschappelijke stage is het niet de opzet dat het een soort beroepsgerichte stage wordt, om vaardigheden op te doen voor een later beroep. Maar de stage kan en mag een leerling natuurlijk wel enthousiast maken voor een bepaald beroep.
Stagiaires kunnen binnen de Gymvereniging hun maatschappelijke stageopdrachten uitvoeren en wij kunnen diverse taken aan de stagiaires uit besteden. Hierbij valt te denken aan administratieve taken (zoals het invullen van presentielijst), het hulpverlenen met opbouw en afbouw van toestellen, waar gewenst en haalbaar helpend optreden tijdens de gymles, op instructie van de docent of les assistent. Het Technisch Kader begeleidt de stagiaires en verzorgt het contact met de stagebegeleider op school.
Financiën
Het Technisch Kader zorgt ervoor dat de groepen rendabel blijven. Het bestuur onderhoudt contacten met de gemeente over subsidies en zorgt dat subsidies op de juiste wijze worden ingediend. De overige zaken zoals speciale activiteiten of extra lessen, waar geld voor binnenkomt of uitgegeven moet worden, lopen eveneens via het bestuur.
Technisch beleid, breedtesport, recreatie.
Het motto van de breedtesport binnen de gymverenging is “breedtesport op verantwoord niveau”.
De Gymvereniging streeft naar een hoge kwaliteit van haar lessen en activiteiten binnen de breedtesport. Centraal staat deskundig en enthousiast kader, het optimaliseren van voorzieningen en condities om voor jeugd recreatief te kunnen turnen en voor senioren optimaal te kunnen bewegen. We sluiten aan bij het landelijke beleid om zoveel mogelijk bevolkingscategorieën in beweging te krijgen en te houden.
Om kwaliteit te kunnen waarborgen is een balans tussen de inzet van vele vrijwilligers en de professionalisering binnen de vereniging noodzakelijk.
Algemeen
De breedtesport zijn alle groepen binnen de Gymvereniging die niet tot de wedstrijdsport behoren. De breedtesport kent voor de kleuters, jeugd en volwassenen recreanten groepen voor de gymnastiek. De groep 65 plussers kunnen bij de Gymvereniging ruimschoots aan hun trekken komen. Naast de 65-fit groep bestaat er een Sport en Spel groep (met medische ondersteuning) voor ouderen. Bij deze groep is naast de docent een verpleegkundige aanwezig om deze groep te verantwoord te laten sporten.
Het centrale punt voor lessen is de sporthal aan de Oldenhoffstraat in Sleen.
De huidige situatie over de lessen, het lidmaatschap en contributie, de jaarplanning en activiteiten en de kleding staan vermeld in het introductieboekje.
Diverse lesgroepen breedtesport/recreatie
De gymvereniging kent een breed lesaanbod en blijft continu op zoek naar nieuwe aansprekende lessen en lesgroepen:
Peutergym/Ouder en kindgym (2 tot 4 jaar) op de woensdagochtend van 10.45 uur tot 11.30 uur bij sportdocent Eva Boer in de sporthal. Voor elk kind is bewegen belangrijk. Peutergym is een les waarbij de ouder (opa/oma/tante..) samen met het kind plezier gaat beleven in bewegen. Plezier krijg je onder andere door kleine overwinningen. Elk kind op zijn of haar eigen manier en op het eigen tempo en niveau. Samen met je kind ben je bezig om diverse uitdagingen aan te gaan. Zo verbetert de motoriek, de kinderen leren samen iets te doen, naar anderen kijken, maar ook zelf iets uit te voeren.
Gymnastiek voor kinderen van groep 1 t/m 8 van de basisschool (4 t/m 12 jaar)
Uitgangspunt bij de gymnastiekvereniging is dat bewegen voor kinderen leuk en gezond is en dat plezier erg belangrijk is. Heb je plezier aan de gymnastiek, dan leert alles sneller. Binnen de les is er geen prestatiedruk. Verder bevordert het de sociale ontwikkeling. In de les wordt ook aandacht besteed aan het naar elkaar luisteren, dat iedereen een beurt krijgt, en bij elkaar letten op de veiligheid. Het wordt vaak onderschat dat beweging en gymnastiek een rol spelen bij de opbouw van het zelfvertrouwen. Hierin kan de les eveneens een positieve bijdrage leveren. Elk kind kan op zijn/haar niveau meedoen en begeleiding krijgen.
Binnen de gymnastieklessen voor kinderen van 4 t/m 12 jaar staan de toestellen centraal. Met brug, ringen, kast, paard, balk en trampoline leren de kinderen hun bewegingsvaardigheden beter beheersen. Door springen, balanceren, zwaaien, rollen, tikken en draaien zijn ze constant met hun lichaam bezig. Daarnaast zijn er nog tal van andere materialen om vaardigheden te ontwikkelen. Vaak wordt aan het begin of het einde van de les nog een spel gedaan.
Bij gymnastiekvereniging Sleen wordt met 2 groepen gewerkt o.l.v. Eva Boer.
1e groep: van 4 tot en met 7 jaar
2e groep: van 7 tot 12 jaar
Sport en Spel (met medische ondersteuning)
“Sport en Spel” wordt begeleid door een sportleider in samenwerking met een hartverpleegkundige.
Het is een erg enthousiaste groep, dat veel plezier met elkaar heeft.
Het (samen) bewegen is goed voor de gezondheid, zeker als je al eens problemen hebt gehad.
De lessen starten op woensdagmiddag om 13.00 uur. De groep begint met de warming-up en daarna worden er verschillende oefeningen gedaan, soms met stokken, gewichtjes of op een mat.
De les eindigt vaak met een spel zoals badminton, tennis, lijnbal, volleybal enz.
Kortom… we proberen een gevarieerd programma aan te bieden, waarbij ieder op zijn eigen niveau mee kan doen en zo nodig op elk moment even kan uitstappen. Om 14.00 uur is de les afgelopen en drinken we in de kantine het welverdiende kopje koffie of thee en praten nog wat na. Jans Bos en hartverpleegkundige Leny de Jonge verzorgen de les.
65fit Elke donderdagmiddag van 14.30 uur tot 15.50 uur wordt er onder begeleiding van Iris Eilering door 50-plussers gesport in Sleen. Binnen de groep heerst een gezellige sfeer en wordt er rekening gehouden met de mogelijkheden en beperkingen van de deelnemers. Iedereen kan in zijn /haar eigen tempo en op eigen niveau meedoen.
Bijlage 2. Vertrouwenscontactpersoon
Verenigingstraject Sociale Veiligheid bij de gymvereniging in Sleen.
Sporten doe je omdat je het leuk vindt. Zorg daarom dat het ook leuk blijft. Niet alleen voor jezelf maar ook voor de anderen in je groep. We gaan respectvol met elkaar om, iedereen doet mee en mag zichzelf zijn.
In de sport hebben we gezamenlijk gedragsregels, gedragscodes en een reglement opgesteld.
Welke regels zijn afgesproken en voor wie?
De gedragscode voor de bestuurder:
Zorgt voor een veilige omgeving waar sociale veiligheid gewaarborgd is en ook zo wordt ervaren.
Is dienstbaar. Handelt altijd in het belang van de vereniging en richt zich op het belang van de leden en of aangeslotenen.
Is open. Handelt zo transparant mogelijk, zodat het eenvoudig is om verantwoording af te leggen en inzicht te geven in je handelen en beweegredenen.
Is betrouwbaar. Je houdt je aan de regels en afspraken, zoals de statuten en reglementen. Gebruikt informatie alleen voor het doel van de vereniging. Vertrouwelijke informatie is niet voor eigen gewin of ten gunste van anderen.
Is zorgvuldig. Handelt met respect en stelt gelijke behandeling voorop. Weegt belangen op correcte wijze. Is oprecht bij het vermelden van ervaring en functies. Gaat zorgvuldig en correct met vertrouwelijke informatie. Bestuursbesluiten worden goed onderbouwd, zodat er begrip is voor de gekozen richting.
Voorkomt de schijn van belangenverstrengeling. Ga geen financieel belang aan die in strijd is of kan zijn met de functie.
Is een voorbeeld voor anderen en onthoudt zich van gedragingen en uitlatingen waardoor de sport in diskrediet wordt gebracht.
Zet zich intensief in om ervoor te zorgen dat alle sporters en begeleiders zich houden aan de reglementen aangaande seksuele intimidatie, doping, alcoholgebruik in sportkantines. Als bestuurder ben je verantwoordelijk voor het - samen met de leden, trainers en ouders - opstellen van gedragsregels voor je eigen vereniging.
Neemt (meldingen en signalen van ) onbehoorlijk gedrag en grensoverschrijdend gedrag serieus. De bestuurder spant zich in om het onderwerp integriteit bespreekbaar te maken en te houden. Zorgt voor een bepaalde mate van alertheid in de vereniging voor onbehoorlijk en/of grensoverschrijdend gedrag. Stimuleert het melden van ongewenst gedrag. Treedt adequaat op tegen het schenden van regels en normen door sporters, trainers, supporters en anderen.
Zorgt ervoor dat de vereniging intern en extern handelt met personen organisaties die van onbesproken gedrag zijn. Via het STK moet een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aangevraagd worden.
Ziet toe op de naleving van regels en normen. Zorgt dat iedereen de reglementen, de huisregels en gedragscode naleeft.
De gedragscode voor de trainer:
Als trainer wil je natuurlijk dat iedereen met plezier naar de training komt. Hoe zorg je dat het leuk is en blijft? Hoe ver kun je daarin gaan? Soms raak je je sporters misschien aan om ze te helpen. Goed bedoeld, maar wat vindt de sporter daar eigenlijk van? Of de ouders langs de kant? Ben jij je er als trainer van bewust dat je een belangrijke factor bent in de cultuur binnen de vereniging? Weet je wat je moet doen als het misgaat? Belangrijk om te bespreken met het bestuur en om afspraken over te maken.
De trainer
Zorgt voor een veilige omgeving. Schept een omgeving en sfeer waarin sociale veiligheid gewaarborgd is en ook zo wordt ervaren. Houdt zich aan de veiligheidsnormen en eisen.
Kent en handelt naar de regels en richtlijnen.
Is zorgvuldig en oprecht bij het vermelden van ervaring en functies. Vermeldt alle relevante feiten bij de aanstelling als trainer. Overlegt een verklaring omtrent gedrag (VOG).
Is zich bewust van machtsongelijkheid en (soms ook) afhankelijkheid en misbruikt de positie niet. Onthoudt zich van elke vorm van machtsmisbruik, emotioneel misbruik, fysiek grensoverschrijdend gedrag, waaronder seksueel getinte opmerkingen, aanrakingen en/of seksueel misbruik.
Respecteert het privéleven van de sporter. Gaat met respect om met de sporter en met de ruimtes waarin sporters zich bevinden zoals de kleedkamers.
Tast niemand in zijn waarde aan. Onthoudt zich van discriminerend, kleinerende of intimiderende opmerkingen en gedrag. Maakt geen onderscheid naar godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, seksuele gerichtheid, culturele achtergrond, leeftijd of andere kenmerken. Sluit niemand buiten.
Ziet toe op naleving van regels en normen. Zorgt dat iedereen de reglementen, huisregels en gedragscode naleeft.
Is open en alert op waarschuwingssignalen. Aarzelt niet die door te geven aan het bestuur of de vertrouwenscontactpersoon of contact op te nemen met het Centrum Veilige Sport Nederland.
Is voorzichtig. Stelt nooit informatie beschikbaar die nog niet openbaar is gemaakt en kan worden gebruikt.
Drinkt tijdens het coachen geen alcohol.
De gedragscode voor de Sporter:
Is open. Als je wordt gevraagd om iets te doen dat tegen je eigen gevoel, normen en waarden ingaat: meldt dit, bijvoorbeeld bij het bestuur. Voor vragen en meldingen kun je ook terecht bij de vertrouwenscontactpersoon van de vereniging of bij het Centrum Veilige Sport Nederland.
Respecteer anderen. Je hebt respect voor iedereen. Voor je teamgenoten, de trainer, de toeschouwers en ieder ander. Let op je taalgebruik en geef iedereen het gevoel dat hij of zij zich vrij kan bewegen.
Respecteer afspraken. Kom op tijd, meld je tijdig af, luister naar instructies en houd je aan de regels.
Ga netjes om met de omgeving. Maak niets stuk, respecteert ieders eigendommen. Laat de kleedkamer netjes achter. Ruim de materialen op. Gooi afval in de afvalbakken.
Blijft van anderen af. Raak buiten de normale sportbeoefening niemand tegen zijn of haar wil aan.
Houd je aan de regels. Lees de reglementen, de huisregels, de gedragscode en alle andere afspraken en houd je hieraan.
Tast niemand aan in zijn of haar waarde. Onthoud je van discrimineren, kleinerende of intimiderende opmerkingen en gedrag. Sluit niemand buiten en wees tolerant.
Discrimineer niet. Maak geen onderscheid naar godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, seksuele gerichtheid, culturele achtergrond, leeftijd of andere kenmerken.
Wees eerlijk en sportief. Gebruik geen fysiek of verbaal geweld.
Meldt overtredingen van de gedragscode. Meldt deze aan het bestuur en/of de vertrouwenscontactpersoon van de vereniging.
De Vertrouwenscontactpersoon van de Gymvereniging in Sleen:
Hester Visser
hester_visser@hotmail.com
Bijlage 3: Vrijwilligersbeleidsplan.1. Inleiding
1.1 Visie
1.2 doelstelling
1.3 Principes vrijwilligersbeleid
2. Uitgangspunten
2.1 Kaders
2.2 Randvoorwaarden
3. Organisatie
3.1 Structuur
4. Uitvoeringsprogramma
4.1 Uitgangspunten succesvolle uitvoering vrijwilligersbeleid
4.2 Initiatief bestuur
4.3 Programma
4.4 Het werven van vrijwilligers
4.5 Databank vrijwilligers
4.6 Aanspreekpunt bij wrijving of spanningen
Gymvereniging Sleen is een sportvereniging waar alle lagen van de bevolking van Sleen en omgeving gebruikt van kunnen maken.
Dit betekent dat de vereniging veel meer is dan een plek waar je alleen een uurtje komt sporten. Naast het sporten is onze vereniging een sociale ontmoetingsplaats; een vereniging voor de leden en gemaakt door de leden. De inzet van vrijwilligers maakt tal van activiteiten mogelijk. Ook blijven de kosten hierdoor beperkt waardoor onze vereniging voor veel mensen toegankelijk blijft. Het bestaansrecht van Gymvereniging Sleen wordt dus mogelijk gemaakt door de inzet en bijdrage van vrijwilligers.
Om het vrijwilligerswerk in onze vereniging mogelijk te maken is het nodig om duidelijke uitgangspunten te hanteren en randvoorwaarden te stellen. Hierdoor weet je als vrijwilliger wat je kunt verwachten maar ook wat er van jou wordt verwacht.
Om voort te kunnen bestaan is het belangrijk dat onze vereniging in de toekomst verzekerd is van voldoende vrijwilligers. Om die reden heeft het bestuur besloten om een vrijwilligersbeleid op te stellen. Dit document geeft inzicht in het vrijwilligersbeleid van Gymvereniging Sleen. Naast de algemene kaders geven we aan wie waar binnen onze vereniging voor verantwoordelijk is en geven we aan hoe we hier de komende jaren uitvoering aan willen geven.
1.1 Visie
Gymvereniging Sleen ontleent haar bestaansrecht aan de inzet van vrijwilligers. Ieder lid draag hier zijn /haar steentje aan bij. Een goed vrijwilligersbeleid is een belangrijke basis van onze vereniging: voor leden en door leden.
1.2 Doelstelling
Het doel van het vrijwilligersbeleid is het werven en behouden van voldoende vrijwilligers om zo de continuïteit van Gymvereniging Sleen op korte en middellange termijn te kunnen garanderen.
Het vrijwilligersbeleid stelt hiervoor de randvoorwaarden en kaders en geeft aan welke acties genomen moeten worden om de doelstelling te kunnen realiseren.
1.3 Principes vrijwilligersbeleid
Voor het vrijwilligersbeleid hanteren we een aantal principes. Hieronder staan deze principes in het kort toegelicht.
Leden worden gestimuleerd tot vrijwilligerswerk.
Binnen Gymvereniging Sleen is het normaal dat iedereen vrijwilligerswerk doet. Dit stimuleren we door continu en regelmatig aandacht te geven aan de inzet van vrijwilligers. Leden spreken elkaar ook persoonlijk aan om iets voor de vereniging te doen.
Vrijwillig maar niet vrijblijvend.
Als vrijwilliger word je door de vereniging voorzien van goede faciliteiten en ondersteuning. Daar heb je recht op, net zoals duidelijke informatie over wat er van je verwacht wordt.
Vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend, dus afspraken moeten worden nagekomen. Hier wijst de vereniging nieuwe leden op, bij aanvang van het lidmaatschap.
Vele handen maken licht werk.
Het vrijwilligerswerk binnen onze vereniging wordt door zoveel mogelijk mensen gedaan. We willen voorkomen dat het vrijwilligerswerk steeds neerkomt op dezelfde mensen en dat leden voor meerdere vrijwilligerstaken verantwoordelijk zijn. Hierbij willen we ervoor zorgen dat er voldoende vrijwilligerstaken zijn en dat daardoor mogelijk functies opgedeeld kunnen worden in meerdere kleine taken.
Toekomstbestendig.
Het vrijwilligersbeleid is toekomstbestendig ingericht. We kijken daarom niet alleen naar de invulling van vrijwilligerstaken waar de vereniging nu behoefte aan heeft maar ook naar de behoefte op langere termijn. Met een toekomstbestendig vrijwilligersbeleid bedoelen we ook dat taken en functies eenvoudig door andere personen zijn over te nemen.
Plezier en enthousiasme
Vrijwilligerswerk moet plezierig zijn, dat is onze prioriteit. Een goede match tussen de functie en de vrijwilliger, duidelijke randvoorwaarden en afspraken zijn hierbij vereist. Op deze manier kan een vrijwilliger goed zijn taak uitvoeren en plezier hebben. En met plezier komt enthousiasme vanzelf. Dit werkt bevorderend voor de kwaliteit van het aanbod en voor andere leden om ook vrijwilligerswerk te gaan doen.
2. Uitgangspunten
Om een goed vrijwilligersbeleid te kunnen voeren moet het bekend zijn welke spelregels we hiervoor hanteren. Op deze manier weet zowel de vrijwilliger, de leden en het bestuur wat de verantwoordelijkheden zijn maar ook welke niet. Het gaat ook om de faciliteiten die we voor vrijwilligers beschikbaar stellen. Hieronder geven we aan welke uitgangspunten we hiervoor als vereniging hanteren.
2.1 Kaders
Overeenkomst.
Met de vrijwilligers wordt een overeenkomst gesloten. In die overeenkomst staat duidelijk beschreven wat van de vrijwilliger wordt verwacht en welke verantwoordelijkheden de vereniging heeft.
Waarderingen.
De waardering voor de inzet van vrijwilligers is essentieel. Ze zijn voor onze vereniging onbetaalbaar omdat ze het bestaansrecht vormen van onze vereniging. Daarom moet er structurele aandacht zijn voor de inzet van vrijwilligers. Dit zullen we op diverse momenten per jaar doen door vrijwilligers te vermelden in de Bokkensprong, De Website, Facebook.
Opleiding en deskundigheidsbevordering.
Bij sommige werkzaamheden, zoals training geven, coachen en EHBO is een opleiding noodzakelijk. In het begin kan wellicht worden volstaan met een interne opleiding, maar op een gegeven moment is een externe (en officiële) opleiding onvermijdelijk. Uiteraard moet dit passen binnen het hiervoor beschikbaar gestelde budget. In het functieprofiel is per vrijwilligerstaak vastgelegd welke eisen er eventueel gesteld en welke opleiding hierbij passend is. Indien een opleiding gestart wordt, zal er een overeenkomst tussen de vereniging en de vrijwilliger getekend moeten worden. In die overeenkomst staat duidelijk beschreven welke afspraken de vereniging en de vrijwilliger maken over het volgen van de opleiding.
Naast officiële opleidingen kunnen we ook externe personen uitnodigingen om bij onze vereniging een presentatie of een clinic te geven. Dit heeft niet alleen ten doel om de kennis en vaardigheden te vergroten, maar dit motiveert potentiele vrijwilligers en bevordert de verenigingssfeer.
Verzekeringen
Vrijwilligers zijn verzekerd voor activiteiten die zij verrichten voor de vereniging. Hiervoor is de verzekering van de vereniging van kracht. De verzekering voorziet onder andere in een ongevallenverzekering.
Het streven is dus dat vrijwilligers voor hun activiteiten voor de vereniging verzekerd zijn. Daarnaast gaan we ook uit van ieders eigen verantwoordelijkheid, ook voor vrijwilligers. Hiermee bedoelen we het zorgvuldig en veilig uitvoeren van vrijwilligerstaken, maar ook het hebben van een eigen zorgverzekering en autoverzekering.
Verklaring omtrent gedrag.
De vereniging vindt het belangrijk dat we onze leden op een goede manier beschermen en waar nodig en mogelijk voorzorgsmaatregelen treffen. Daarom kan het bij vrijwilligersfuncties nodig zijn dat een Verklaring omtrent gedrag gevraagd wordt. Wanneer de vrijwilliger geen VOG kan of wil overhandigen wanneer dit gevraagd wordt, dan kan het bestuur de persoon in kwestie weigeren om als vrijwilliger benoemd te worden.
2.2 Randvoorwaarden
Voor een goed vrijwilligersbeleid zijn een aantal onderdelen vereist. In algemene zin komt het erop neer dat het bestuur zorgt dat vrijwilligers goed gefaciliteerd worden in het uitoefenen van hun functie. Het betreft hier het stimuleren van vrijwilligerswerk en het ondersteunen en faciliteren van vrijwilligers.
Functieprofielen
Van alle vrijwilligersfuncties binnen de vereniging is een actueel functieprofiel beschikbaar. De vereniging zorgt dat functies goed omschreven zijn, zodat duidelijk is welke taken tot het pakket van een vrijwilliger behoren. In het functieprofiel staat onder andere beschreven welke werkzaamheden er verricht moeten worden, welke eigenschappen er gevraagd worden van de vrijwilliger en hoeveel tijd de functie gemiddeld per week, maand, jaar kost. Bij de vrijwilligerstaken wordt per onderdeel uitgelegd wat er gedaan en verwacht wordt op het moment van uitvoeren van de taak.
Databank vrijwilligers
Alle vrijwilligers die actief zijn binnen de vereniging worden geregistreerd op één centraal punt in een databank.
Naast de registratie van vrijwilligers wordt er periodiek, minimaal tweejaarlijks, een inventarisatie gehouden onder alle leden en ouders/verzorgers om te inventariseren welke vrijwilligerstaken leden willen verrichten. Op deze manier is er constant een “databank” van potentiele vrijwilligers beschikbaar die geraadpleegd kan worden bij een openstaande vrijwilligersfunctie. Het voordeel van dit systeem is dat leden gerichter benaderd kunnen worden voor een bepaalde functie omdat ze mogelijk hebben aangegeven een dergelijke functie te willen bekleden.
Begeleiding en contact
Een van de belangrijkste randvoorwaarden voor vrijwilligerswerk is begeleiding en contact. Vanuit het bestuur wordt er allereerst afgesproken wie contactpersoon is voor de vrijwilliger. Met de vrijwilliger worden afspraken gemaakt hoe deze ingewerkt wordt in de functie. Dit verschilt per vrijwilliger en functie. Ook worden er afspraken gemaakt over het contact met een vrijwilliger en dienst contactpersoon. En er worden afspraken gemaakt op welke manier en hoe vaak er contact is.
Vrijwilligerswerk is een onderdeel van de cultuur binnen de Gymvereniging. Het is normaal dat je als lid of ouder/verzorger hier je steentje aan bijdraagt. Om de cultuur levendig te houden, wordt er structureel aandacht gegeven aan het vrijwilligerswerk. Op de Website, de Bokkensprong, via de docenten etc. We laten zien wie er actief is als vrijwilliger en wat ze zoal doen. Ook zullen we vrijwilligers regelmatig in het zonnetje zetten. Maar leden zullen ook op verschillende manieren aangesproken worden iets voor de vereniging te doen. Hierbij wordt uitgedragen hoe belangrijk vrijwilligerswerk is, maar ook hoe leuk het is.
3. Organisatie
Om het vrijwilligersbeleid goed uit te kunnen voeren moet het duidelijk zijn waar het bestuur voor verantwoordelijk is en het initiatief neemt.
Bestuur
Ten aanzien van het vrijwilligersbeleid ligt de primaire taak bij het bestuur om ervoor te zorgen dat de algemene kaders beschikbaar en goed geregeld zijn. Dat wil zeggen dat er in de begroting voldoende ruimte is voor vergoedingen, waarderingen en opleiding voor vrijwilligers. Maar ook dat vrijwilligers verzekerd zijn en dat er vereniging breed voldoende aandacht is voor vrijwilligers. Het bestuur waakt er ook voor dat de samenstelling van het bestuur minimaal voldoet aan het aantal personen dat door de statuten wordt voorgeschreven. Ook zorgt het bestuur ervoor dat de cruciale bestuursfuncties zoals voorzitter, penningmeester, secretaris en ledenadministrateur zijn ingevuld en bemand worden door personen met de vereiste kennis. Tot slot bewaakt het bestuur de continuïteit van de vereniging. Wanneer cruciale functies binnen de vereniging niet ingevuld worden om welke reden dan ook, dan zal het bestuur naar een oplossing moeten zoeken.
Vrijwilligers coördinator
Het streven is om binnen de vereniging een vrijwilligerscoördinator te hebben.
De vrijwilligerscoördinator is in algemene zin verantwoordelijk voor:
Het invullen en uitvoering geven aan het vrijwilligersbeleid
Het realiseren van structuur in de vereniging op het gebied van vrijwilligerswerk
Het vrijwilligerswerk binnen de vereniging onder de aandacht brengen en te stimuleren
Het bijhouden van een constant en actueel overzicht van alle vrijwilligers en openstaande functies binnen de vereniging.
Belangrijke taak voor de vrijwilligerscoördinator is dat er vereniging breed voldoende continuïteit is in het aantal vrijwilligers.
Overlegstructuur
De vrijwilligerscoördinator is de spin in het web binnen de vereniging als het gaat om vrijwilligers. De coördinator stemt regelmatig met het bestuur af over de voortgang van het vrijwilligersbeleid en geeft gevraagd en ongevraagd advies.
Alle vrijwilligers en coördinator hebben minimaal een keer per jaar contact om de ontwikkelingen rondom vrijwilligers binnen de vereniging met elkaar te delen en te bespreken.
4. Uitvoeringsprogramma
In de voorgaande hoofdstukken staat vooral beschreven welke uitgangspunten we hanteren voor het vrijwilligersbeleid en hoe we het graag georganiseerd willen hebben binnen onze vereniging. Dat wil niet zeggen dat alles al geregeld is.
In dit hoofdstuk gaan we dieper in op de te nemen stappen om tot een succesvolle uitvoering van het vrijwilligersbeleid te komen.
4.1 Uitgangspunten succesvolle uitvoering vrijwilligersbeleid
Om tot een goede uitvoering van het vrijwilligersbeleid te komen zijn een aantal uitgangspunten van belang. Deze aspecten zijn in de voorgaande hoofdstukken grotendeels al aan bod gekomen. Voor het uitvoeringsprogramma worden de voornaamste uitgangspunten hieronder nog genoemd:
Inzicht in en de voorlichting over het aantal benodigde vrijwilligers en de door hem / haar uit te voeren taken (vacaturebank). Nieuwe leden hebben vaak geen idee wat er bijvoorbeeld komt kijken om een activiteit te organiseren.
Goede organisatie rondom het werven van vrijwilligers.
Actief benaderen van (nieuwe) leden en ouders van (nieuwe) leden als belangrijke bron van potentiele vrijwilligers.
Inzicht in capaciteiten en vaardigheden van de leden van de vereniging (inclusief ouders) en dit borgen in een databank.
Goede communicatie met de (potentiele) vrijwilligers en helderheid over verwachtingen.
Helder beleid ten aanzien van het al dan niet geven van (onkosten) vergoedingen.
Waardering van de vrijwilliger, in woord en gebaar, verder vergroten.
Een vereniging brede vrijwilligerscoördinator en een aanspreekpunt voor vrijwilligers.
4.2 Initiatief bestuur
De primaire taak om het vrijwilligersbeleid van de grond te krijgen ligt bij het bestuur. De eerste aanzet is hiervoor in 2019 gezet met de campagne “Meer vrijwilligers in korte tijd”. Met de gestructureerde aanpak van deze campagne heeft de Gymvereniging in zeer korte tijd de volgende resultaten behaald:
Inzicht in de vrijwilligersfuncties binnen de vereniging
Inzicht in de actieve vrijwilligers en de functies waarvoor nog vrijwilligers nodig zijn
Een databank met capaciteiten en vaardigheden van leden en ouders
Nieuwe vrijwilligers
Structureel meer aandacht binnen de vereniging voor vrijwilligers
Een tweede verantwoordelijkheid waar het bestuur invulling aan heeft gegeven is het schrijven van dit vrijwilligersbeleid.
Nu is het van belang dat er een structureel vervolg wordt gegeven aan de campagne “Meer vrijwilligers in korte tijd” en de uitvoering van het vrijwilligersbeleid. De leden moeten daarom goed geïnformeerd worden over het vrijwilligersbeleid, wat we willen bereiken en welke acties we daarvoor gaan zetten.
4.3 Programma
In de uitvoering van het vrijwilligersbeleid liggen een aantal prioriteiten en een aantal doorlopende actiepunten. Deze punten staan in het onderstaande overzicht schematisch aangegeven.
Taak
Bestuur
coördinator
commissie
1.
Opstellen vrijwilligersbeleid
X
2.
Werven coördinator
X
3.
Databank vrijwilligers, functies/vacatures en potentiele vrijwilligers actualiseren en onderhouden
X
4.
Informatie aanmeldformulier overzetten naar databank
X
5.
Werven en assistentie verlenen bij de werving van vrijwilligers
X
X
Wandelvierdaagse comm.
Kabouterspeurtochtcomm.
Sinterklaasfeest comm.
6.
Ondersteunen bij de scholing en begeleiding van vrijwilligers
X
X
7.
Waardering en beloning vrijwilligers en overeenkomsten
X
X
8.
Contact onderhouden met aanspreekpunt
X
X
X
9.
Structureel communiceren over vrijwilligers binnen de vereniging in Bokkensprong, website etc.
X
X
X
10.
Aanspreekpunt bij wrijving en spanningen
X
X
11.
Knelpunten communiceren en ondersteuning inroepen van coördinator
X
X
12.
Jaarlijks bedankje voor vrijwilligers organiseren
X
X
Een aantal van de bovenstaande actiepunten staan hieronder nader toegelicht.
4.4 Het werven van vrijwilligers
Het aanbod van vrijwilligers
Om goed zicht op de capaciteiten en vaardigheden van de leden van de vereniging (inclusief ouders / verzorgers) te krijgen vindt een gestructureerde vastlegging hiervan plaats:
De vereniging zal bij aanmelding een aanmeldingsformulier laten invullen waarin o.a. staat dat de vereniging ervan uitgaat dat iedereen in meer of mindere mate zijn / haar steentje zal bijdragen aan de vereniging. Dit houdt dus geen verplichting in om vrijwilligerswerk te doen, maar wel een sterk appel om je actief in te zetten voor de club.
Elk nieuw lid (of ouder van jeugdlid) is in dit kader tevens verplicht om bij aanmelding een aantal extra vragen in te vullen. Via deze vragen kan het nieuw lid zijn / jaar hobby’s en beroep / interesses kenbaar maken, maar ook in welke vrijwilligerszaken interesse bestaat.
Op basis van de databank vindt eerst een actieve benadering plaats van de leden en / of ouders / familie van leden die hebben aangegeven geïnteresseerd te zijn.
Brief naar ouders / familie van jeugdleden waarin gevraagd wordt naar vrijwilligerswerk.
Op de website en met een email wordt vermeld dat er een vacature is en met wie men contact kan opnemen.
Netwerken van andere leden.
Bestaande leden vullen het inventarisatieformulier in.
De vraag naar vrijwilligers
Door het bestuur en de vrijwilliger coördinator wordt een overzicht van benodigde vrijwilligers actueel gehouden om een compleet beeld van alle vrijwilligersposities binnen de vereniging te hebben.
Voor iedere positie is een functiebeschrijving gemaakt. Hierdoor is duidelijk wat de functie inhoudt en welk tijdsbeslag gevraagd wordt.
Werving van vrijwilligers
Zodra er een vacature is, zal dit bij de vrijwilliger coördinator aangegeven worden. De leden worden actief benaderd aan de hand van o.a. de gegevens in de databank.
Het inwerken van vrijwilligers
Zo belangrijk als het werven van vrijwilligers is, zo belangrijk is ook het inwerken. Een aantal aken moet goed geregeld zijn voordat met de werving begonnen wordt, waardoor geïnteresseerden ook daadwerkelijk binnenkomen en blijven:
Goede bereikbaarheid via telefoon, e-mail etc.
Een vast aanspreekpunt voert in principe samen met de vertrekkende vrijwilliger het eerste informatieve gesprek met de nieuwe vrijwilliger.
De vertrekkende vrijwilliger informeert de nieuwe vrijwilliger over de takomschrijving en wat er van hem / haar verwacht wordt.
Duidelijke informatie, vastgelegd in de kernomschrijving, over de hoeveelheid tijd die de functie zal gaan kosten.
er wordt een minimale tijdsperiode afgesproken voor de functie die hij / zij gaat uitvoeren bijv. minimaal 2 jaar voor bestuursfuncties.
Vaststellen wie het aanspreekpunt / de begeleider is voor de vrijwilliger.
Helder zijn over de vrijwillige inzet: een vrijwilligersfunctie betekent
niet dat de functie ook een vrijblijvende functie is. Er wordt op je gerekend.
